Binnenkort wordt een Europese richtlijn geïmplementeerd waardoor ondernemers besloten vennootschappen digitaal kunnen oprichten, door in te loggen op een digitaal passeerplatform en daar door middel van een elektronische handtekening een elektronische akte van oprichting ondertekenen. Het was de bedoeling dat dit vanaf 1 augustus 2022 mogelijk was, maar de wetgever heeft deze deadline niet gehaald en het is dus nog de vraag wanneer er wel gebruik van kan worden gemaakt. In dit artikel bespreek ik de impact van de richtlijn op de praktijk.

De richtlijn

De richtlijn heeft als strekking dat elke lidstaat de mogelijkheid moet bieden om een vennootschap volledig digitaal op te richten, zonder dat degene die wil oprichten fysiek aanwezig hoeft te zijn. Het gaat dan om het gehele proces; van identificatie tot afronding. In Nederland wordt gestart met de besloten vennootschap: mogelijk wordt digitaal oprichten later ook voor andere vennootschappen mogelijk.

Oprichting besloten vennootschap – huidige werkwijze

Momenteel vindt de oprichting van een besloten vennootschap als volgt plaats. In de voorfase vraagt de notaris informatie op en identificeert hij partijen. Vervolgens vindt (behoudens indien een volmacht is afgegeven) een fysieke afspraak plaats waar de notaris controleert of de partijen bij de akte daadwerkelijk zijn verschenen, de akte (op hoofdlijnen) voorleest, controleert of partijen op de hoogte zijn van de gevolgen van de akte en de akte vervolgens passeert door deze te ondertekenen en aan te bieden aan de toepasselijke registers. Na het passeren verzorgt de notaris het inschrijven van bestuurders in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en bewaart hij een minuut van de akte op speciaal papier in een daarvoor bestemde kluis.

Aan het voorproces en de procedure na het passeren van de akte verandert door de richtlijn weinig; groot verschil is dat alle te nemen stappen via de digitale weg genomen moeten worden. Door de coronacrisis werd al duidelijk dat een oprichting grotendeels digitaal en op afstand kan; de ondernemer geeft dan, na een Teams identificatie, een volmacht af. Iemand die op het kantoor van de notaris werkt, ondertekent de akte namens de ondernemer. Het grote verschil met digitaal oprichten is dat de akte digitaal is en als zodanig kan worden gepasseerd.

Oprichting besloten vennootschap – nieuwe werkwijze

Het nieuwe proces ziet er als volgt uit. De notaris identificeert de partijen door gebruik te maken van een veilige identificatiemethode zoals DigiD en vraagt via de digitale weg informatie op bij de cliënt voor in de akte. Er wordt een model akte beschikbaar gesteld, maar ook het eigen model van de notaris mag worden gebruikt. Daarna start het proces voor het passeren van de akte. Er is een digitaal passeerplatform, wat inhoudt dat alle partijen in een digitale vergaderruimte zitten. Door middel van een elektronisch ID-bewijs controleert de notaris nogmaals de identiteit van partijen. De notaris zal de kernpunten van de akte bespreken en de digitale akte op het scherm laten zien. Als er tijdens het voorlezen van de akte een fout in blijkt te staan kan de notaris de akte meteen wijzigen. Een notariële akte komt tot stand door ondertekening van de akte. De ondertekening moet dus ook digitaal plaatsvinden, namelijk met een gekwalificeerde handtekening omdat deze het meest betrouwbaar is. Cliënten moeten deze handtekening vooraf verkrijgen. De notaris ondertekent zelf met zijn beroepscertificaat, dat nu al wordt gebruikt om registraties te doen bij de Kamer van Koophandel, Belastingdienst en het Kadaster. Alle partijen ontvangen een digitaal afschrift van de digitale akte. Goed om op te merken is dat fysiek passeren mogelijk blijft.